Editar #355 — Portal de tickets CONSOF

Editar reporte #355

Editado 1 vez por David Villa — última: 16 horas,19 minutos atrás

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Descripción

Actualización expresamente aprobada por CONSOF el 13/11/2026 tras revisar la operación real. Sustituye el reparto de funciones y destinatarios solicitado inicialmente en este #355; amplía esta mejora al flujo de elaboración y firma, no solo al correo. Vinculada al #320 y coordinada con #316 y #348. No se presenta como funcionalidad ya implementada ni como verificación de la matriz documental.

Problema: otra persona diligencia actas con datos que solicita a Planeación y luego se las devuelve para revisión. CONSOF solicita eliminar esa intermediación. Aplica tanto al acta de inicio como al acta básica de entrega/cierre, sin agregar formatos ni controles técnicos nuevos.

Proceso objetivo aprobado:
1. El usuario responsable de Planeación, Control e Integración asignado al proyecto diligencia el acta, firma por CONSOF y solicita/envía la firma al cliente desde el ERP. Es el cargo actualmente desempeñado por Ximena; configurar por cargo y asignación, no por nombre o correo fijo.
2. No exigir devolución a Operaciones, firma de Operaciones ni una aprobación separada de Planeación sobre el acta que ella misma diligencia. Ajustar permisos, estados y botones para que ese usuario complete el recorrido. Talento Humano/SST no participa obligatoriamente en este flujo.
3. El cliente firma por los canales existentes. Con ambas firmas, conservar la versión firmada y el envío automático del PDF al cliente. No modificar actas históricas ni firmas existentes.
4. Mantener remitente notificaciones@consof.com.co. Responder a (Reply-To) debe ser el correo del responsable de Planeación del proyecto. Sustituye la instrucción anterior de responder a Operaciones y copiar a Planeación. No se agrega una nueva copia obligatoria a Operaciones.
5. Si falta el responsable de Planeación o su correo, mostrar qué debe completarse; no sustituir silenciosamente por el director. Ejemplo: «El proyecto no tiene un responsable de Planeación, Control e Integración con correo válido. Complete la asignación para enviar el acta y recibir las respuestas».
6. Conservar trazabilidad de autor, firmante, fechas, versión, solicitud de firma y envío. Una falla de correo no debe borrar las firmas ni invalidar el documento. Mantener las reglas existentes de nueva versión cuando cambie el contenido firmado.

Pruebas de aceptación pendientes:
- Con un usuario real del cargo de Planeación, sin depender de superusuario, diligenciar acta de inicio, firmar por CONSOF y solicitar firma al cliente sin intervención de Operaciones ni autoaprobación separada.
- Repetir con acta de entrega/cierre.
- Comprobar firma del cliente, PDF completo, archivo en el proyecto y correo recibido; al responder, destinatario Planeación.
- Verificar asignación/correo ausentes y conservación del histórico si cambia el responsable.

Indunnova: aplicar el ajuste o indicar si alguna parte ya es parametrizable y dónde. Mantener abierto hasta implementación y pruebas. El #320 conserva el alcance de envío ya probado; no reabrirlo por esta mejora. #194 y #85 permanecen separados.

Aclaración respecto a la descripción inicial: posteriormente CONSOF autorizó dejar ENCENDIDO el envío automático de actas y se activó; conservarlo. La prueba móvil de acta de inicio v2 concluyó con firma de cliente y recepción del PDF. No solicitar permisos Microsoft 365 nuevos ni captura automática de respuestas como parte de este ajuste.

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