- ¿En qué pantalla o sección del Portal se gestionan las asignaciones de responsables de Operaciones y Planeación para cada proyecto?
- ¿Podría darnos un ejemplo de cómo se vería la advertencia si falta un responsable o correo?
#355 [Actas] Planeación diligencia, firma y envía al cliente — ajuste de flujo y respuestas · seguimiento #320
Actualización expresamente aprobada por CONSOF el 13/11/2026 tras revisar la operación real. Sustituye el reparto de funciones y destinatarios solicitado inicialmente en este #355; amplía esta mejora al flujo de elaboración y firma, no solo al correo. Vinculada al #320 y coordinada con #316 y #348. No se presenta como funcionalidad ya implementada ni como verificación de la matriz documental.
Problema: otra persona diligencia actas con datos que solicita a Planeación y luego se las devuelve para revisión. CONSOF solicita eliminar esa intermediación. Aplica tanto al acta de inicio como al acta básica de entrega/cierre, sin agregar formatos ni controles técnicos nuevos.
Proceso objetivo aprobado:
1. El usuario responsable de Planeación, Control e Integración asignado al proyecto diligencia el acta, firma por CONSOF y solicita/envía la firma al cliente desde el ERP. Es el cargo actualmente desempeñado por Ximena; configurar por cargo y asignación, no por nombre o correo fijo.
2. No exigir devolución a Operaciones, firma de Operaciones ni una aprobación separada de Planeación sobre el acta que ella misma diligencia. Ajustar permisos, estados y botones para que ese usuario complete el recorrido. Talento Humano/SST no participa obligatoriamente en este flujo.
3. El cliente firma por los canales existentes. Con ambas firmas, conservar la versión firmada y el envío automático del PDF al cliente. No modificar actas históricas ni firmas existentes.
4. Mantener remitente notificaciones@consof.com.co. Responder a (Reply-To) debe ser el correo del responsable de Planeación del proyecto. Sustituye la instrucción anterior de responder a Operaciones y copiar a Planeación. No se agrega una nueva copia obligatoria a Operaciones.
5. Si falta el responsable de Planeación o su correo, mostrar qué debe completarse; no sustituir silenciosamente por el director. Ejemplo: «El proyecto no tiene un responsable de Planeación, Control e Integración con correo válido. Complete la asignación para enviar el acta y recibir las respuestas».
6. Conservar trazabilidad de autor, firmante, fechas, versión, solicitud de firma y envío. Una falla de correo no debe borrar las firmas ni invalidar el documento. Mantener las reglas existentes de nueva versión cuando cambie el contenido firmado.
Pruebas de aceptación pendientes:
- Con un usuario real del cargo de Planeación, sin depender de superusuario, diligenciar acta de inicio, firmar por CONSOF y solicitar firma al cliente sin intervención de Operaciones ni autoaprobación separada.
- Repetir con acta de entrega/cierre.
- Comprobar firma del cliente, PDF completo, archivo en el proyecto y correo recibido; al responder, destinatario Planeación.
- Verificar asignación/correo ausentes y conservación del histórico si cambia el responsable.
Indunnova: aplicar el ajuste o indicar si alguna parte ya es parametrizable y dónde. Mantener abierto hasta implementación y pruebas. El #320 conserva el alcance de envío ya probado; no reabrirlo por esta mejora. #194 y #85 permanecen separados.
Aclaración respecto a la descripción inicial: posteriormente CONSOF autorizó dejar ENCENDIDO el envío automático de actas y se activó; conservarlo. La prueba móvil de acta de inicio v2 concluyó con firma de cliente y recepción del PDF. No solicitar permisos Microsoft 365 nuevos ni captura automática de respuestas como parte de este ajuste.
Comentarios (5)
🆕 Ticket nuevo del Portal Web — pendiente de revisar.
🤖 Pre-análisis automático (NOVA) — 🟡 falta información
¡Gracias por reportarlo! Para poder atender su solicitud correctamente y a la primera, necesitamos aclarar algunos puntos. ¿Nos ayuda respondiendo aquí mismo?
- ¿En qué pantalla o sección del Portal se gestionan las asignaciones de responsables de Operaciones y Planeación para cada proyecto?
- ¿Podría darnos un ejemplo de cómo se vería la advertencia si falta un responsable o correo?
Aclaración CONSOF: la asignación corresponde al módulo Proyectos del ERP, dentro de la administración del equipo/responsables de cada proyecto; no al portal de tickets ni al portal externo de terceros. No hemos confirmado que la pantalla actual distinga ambos cargos: Indunnova debe verificar el modelo existente y reutilizarlo; si falta esa distinción, identificar el ajuste requerido dentro de esta mejora antes de implementarlo.
Ejemplos de advertencia: «El proyecto no tiene un responsable de Operaciones y Calidad con correo válido. Complete la asignación para configurar Responder a» y «El proyecto no tiene un responsable de Planeación, Control e Integración con correo válido para recibir copia». Mostrar qué dato falta sin reemplazar silenciosamente a la persona por el director. No borrar firmas ni invalidar el acta por esta situación.
✏️ Editó el reporte: actualizó el contenido.
🟡 Desplegado en producción: Planeación diligencia, firma por CONSOF y envía al cliente; las respuestas le llegan a Planeación
Verificación del modelo (lo que pidió David): el equipo del proyecto no distinguía el cargo de Planeación. El único rol parecido era «Gerente del Proyecto / Resp. Planeación y Control», que hoy está asignado a otras personas (David, Sergio, Juan Esteban, Andrea J., Catalina, Sirley). La persona del cargo de Planeación (perfil «Planeación, Control e Integración de Proyectos») no está asignada en ningún proyecto. Por eso se creó un rol aparte.
| # | Entregable (proceso aprobado) | Estado | Evidencia |
|---|---|---|---|
| 1 | Rol «Líder de Planeación, Control e Integración» en el equipo del proyecto, por cargo y asignación (sin nombres ni correos fijos) | 🟡 | Ya existe en producción. Se asigna en Proyectos › proyecto › Equipo |
| 2 | Quien tenga ese rol diligencia el acta, firma por CONSOF y la pasa a la firma del cliente, sin devolverla a Operaciones ni aprobarla aparte | 🟡 | Desde el borrador aparece «Firma interna»; al firmar queda registrada su aprobación de esa versión (trazabilidad) y el acta pasa a «Pendiente de firma del cliente», donde se genera el enlace de firma por celular (QR o WhatsApp). Aplica al acta de inicio y al acta de entrega y cierre. Talento Humano/SST no participa. Operaciones conserva la opción de firmar si se necesita |
| 3 | El cliente firma por los canales existentes; con ambas firmas se conserva la versión firmada y sale el PDF al cliente | 🟡 | Sin cambios en ese recorrido (se probó de punta a punta en la prueba automática). Actas históricas y firmas existentes no se tocan |
| 4 | Remitente notificaciones@consof.com.co; Responder a = correo del responsable de Planeación | 🟡 | Ya no se usa el director; no se agrega copia obligatoria a Operaciones |
| 5 | Si falta el responsable o su correo, decir qué completar sin sustituirlo por el director | 🟡 | El acta muestra: «El proyecto no tiene un responsable de Planeación, Control e Integración con correo válido. Complete la asignación en el equipo del proyecto para enviar el acta y recibir las respuestas.» y no deja firmar a Planeación hasta completarlo. Verificado en producción en 2 actas de inicio y 2 de entrega |
| 6 | Trazabilidad, fallas de correo y nuevas versiones | 🟡 | Se conservan autor, firmante, fechas, versión y solicitud; una falla de correo no borra firmas; las reglas de nueva versión no cambian |
| C | Ciberseguridad | ✅ cumple | Sin permisos nuevos: el perfil de Planeación ya tiene «Proyectos: ver y cambiar» en producción; sin cuentas ni secretos nuevos |
En producción: revisión consof-00224-dzr (100 % del tráfico, cuenta sa-consof). PR #357.
Pruebas: 8 pruebas nuevas (acta de inicio y de entrega firmadas por Planeación desde el borrador sin superusuario, «Responder a» con su correo, aviso cuando falta el responsable o su correo, la pantalla muestra la firma a Planeación) y la suite de Proyectos en verde. Prueba en producción (solo lectura): actas de inicio 13 y 15, actas de entrega 33 y 34, Proyectos y Terceros en 200, sin errores.
⚠️ Acción necesaria de CONSOF para que funcione
En cada proyecto con actas por firmar, asignar en Equipo a la persona del cargo de Planeación con el rol «Líder de Planeación, Control e Integración». Mientras no esté asignada, el acta muestra el aviso y el correo del acta firmada sale sin «Responder a» (no se reemplaza por el director).
Pruebas de aceptación (las del ticket): con el usuario real de Planeación (sin superusuario), en un proyecto donde esté asignada: diligenciar el acta de inicio, firmar por CONSOF y generar la firma del cliente; repetir con el acta de entrega y cierre; revisar firma del cliente, PDF, archivo en el proyecto y correo recibido, y responder ese correo (debe llegar a Planeación).