- ¿Podría darnos un ejemplo de qué tipo de documentos con expedición o vencimiento propio mantienen sus controles?
- Para los cambios bancarios que requieren validación, ¿quién debe realizar esa validación?
- ¿Podría darnos un ejemplo de qué documentos no se deben exigir a todos los terceros sin atender aplicabilidad?
#353 [Mejora · Terceros] Renovación anual y ajustes del registro externo — seguimiento #85
Hola, equipo. Dejamos esta mejora relacionada con el #85: https://tickets.indunnova.com/consof-97dolmokld/85/
Prioridad alta por su utilidad operativa, pero no bloquea la salida inicial del ERP si el recorrido básico del #85 está funcionando y validado. Esta solicitud no cierra el #85 ni traslada aquí sus pendientes originales.
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Renovación anual de la información
Para proveedores y contratistas, programar la próxima revisión a doce meses desde la aprobación de la información por CONSOF, no por año calendario. Ejemplo: aprobado en noviembre de 2026, revisión en noviembre de 2027; volver a trabajar en febrero no obliga a repetir el registro.
Treinta días antes, avisar al contacto encargado del trámite y al rol interno de validación de terceros. Mostrar próximos a revisar y revisión pendiente/vencida. El tercero entra al mismo expediente, confirma lo que sigue igual y actualiza lo que cambió. CONSOF revisa, devuelve con observaciones o aprueba. Solo la aprobación de la revisión anual completa inicia los siguientes doce meses; subir un archivo o aprobar un cambio aislado no reinicia todo el período.
Registrar automáticamente fecha de carga, fecha y responsable de aprobación y próxima revisión, conservando versiones e historial. No pedir al tercero que escriba una fecha general de actualización. Los documentos con expedición o vencimiento propio mantienen sus controles. Permitir cambios antes del año; cambios bancarios requieren validación antes de sustituir datos aprobados.
La actualización anual no obliga por sí sola a firmar otra vez el Manual ni vence automáticamente una aceptación anterior. La política jurídica de vigencia y nuevas versiones del Manual sigue por definir. No activar bloqueos de compras, contratos o pagos sin una decisión expresa. -
Precisiones para un registro práctico
Conservar creación manual e invitación al portal, ambas sobre el mismo maestro, sin duplicados. Registro externo de nuevos terceros y actualización para proveedores y contratistas ya son alcance del #85; aquí solo perfeccionamos la experiencia.
Identificación: nombres para persona natural o razón social para jurídica; nombre comercial y web opcionales; tipo/número de documento y DV cuando aplique, CIIU, país/departamento/ciudad/dirección fiscal, teléfono, correo y representante legal cuando corresponda.
Cambio expreso respecto del texto original del #85: permitir declarar natural o jurídica como dato básico sujeto a verificación interna. No pedir autocalificación como comerciante ni decidir requisitos de Cámara solo por esa respuesta. La clasificación documental y la aplicabilidad de Cámara siguen a cargo de CONSOF con soportes.
Clasificación, criticidad, disciplinas, crédito, cupo, plazo acordado e inicio de relación son internos; no exponerlos para diligenciamiento del tercero. Esto conserva la separación ya requerida en #85.
El tercero aporta ciudades de operación, datos bancarios y certificado, documentos aplicables y contacto principal (nombre, cargo, celular y correo). Permitir indicar que el contacto es quien diligencia para no repetir datos; eso no le concede facultad de firma. No exigir todos los documentos a todos los terceros sin atender aplicabilidad. -
Invitación y direcciones
Como facilidad adicional, permitir copiar la invitación o preparar un mensaje para compartirlo por WhatsApp. Preparar/copiar no equivale a enviarlo. Envío automático y OTP por WhatsApp quedan fuera de esta entrega, pendientes de integración específica. No retirar el control de acceso ni cambiar el canal de OTP por compartir el enlace.
Ciudades de operación no son direcciones de recogida. Proveedores y contratistas pueden operar en varias ciudades. Conservar dirección fiscal aparte. En #330 ya se pidió precargar direcciones/contactos disponibles y confirmar o corregirlos para cada recorrido, sin modificar el maestro. Si no hay dirección operativa, se completa para ese viaje; no asumir que la fiscal es el punto de recogida. No se solicita ahora construir un catálogo de múltiples sucursales.
Pruebas de aceptación
- Mismo expediente en creación/actualización y renovación, sin duplicados ni pérdida de historial.
- Fecha anual calculada desde aprobación; aviso previo; carga o corrección aislada no renueva todo; vencido queda visible sin bloqueo automático.
- Proveedor no recibe Manual; contratista conserva su aceptación y versión durante actualización de datos.
- Roles internos controlan revisión y datos internos; tercero solo accede a lo suyo.
- Contacto, diligenciador y firmante pueden ser distintos.
- Compartir por WhatsApp no marca enviado ni elude OTP; dirección del recorrido puede diferir de la fiscal sin sobrescribirla.
Por favor indiquen qué ya está cubierto y qué requiere ajuste. El detalle básico de revisión, verificación del firmante, OTP y evidencia se mantiene en #85; el envío de correos depende del #320.
Comentarios (5)
🆕 Ticket nuevo del Portal Web — pendiente de revisar.
🤖 Pre-análisis automático (NOVA) — 🟡 falta información
¡Gracias por reportarlo! Para poder atender su solicitud correctamente y a la primera, necesitamos aclarar algunos puntos. ¿Nos ayuda respondiendo aquí mismo?
- ¿Podría darnos un ejemplo de qué tipo de documentos con expedición o vencimiento propio mantienen sus controles?
- Para los cambios bancarios que requieren validación, ¿quién debe realizar esa validación?
- ¿Podría darnos un ejemplo de qué documentos no se deben exigir a todos los terceros sin atender aplicabilidad?
Respondiendo las tres preguntas:
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Ejemplo ya definido en #85: el certificado de Cámara aplicable tiene una regla de antigüedad de expedición de máximo 30 días para la radicación/validación correspondiente. Esto es distinto de la revisión anual del expediente; no significa que el certificado tenga una caducidad legal de 30 días ni que deba pedirse cada mes. Si un soporte aplicable contiene su propio vencimiento, conservar esa fecha y revisarla sin esperar a la renovación anual. No estamos asignando una caducidad anual genérica al RUT ni a todos los documentos.
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La validación bancaria corresponde a un usuario autorizado por el rol de validación de terceros, operativamente el cargo de Suministro/Tesorería, con el escalamiento previsto en #85 al cargo de Gestión y Desarrollo. No codificar nombres. Revisar certificado y correspondencia del titular/documento/cuenta antes de aprobar; mientras esté pendiente, conservar los datos bancarios aprobados anteriormente. Registrar quién solicitó, quién validó, fecha, decisión y observación. Esto no autoriza pagos ni cambia los permisos de Tesorería.
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Ejemplos del #85: a un proveedor no se le pide aceptar el Manual de Contratistas; a una persona natural sin matrícula mercantil confirmada internamente no se le exige Cámara; el poder solo corresponde si firma un apoderado; no exigir cédula de representante legal a quien actúa como persona natural por sí misma, sino su identificación aplicable. Los casos especiales se revisan con soporte equivalente y justificación, como ya está definido en #85. Mantener esa matriz; este ticket no crea requisitos universales nuevos.
ℹ️ Qué ya está cubierto y qué requiere ajuste
Revisamos el registro externo del #85 contra cada punto de esta mejora.
Ya cubierto (no requiere ajuste):
- Creación manual e invitación sobre el mismo maestro del tercero, sin maestro paralelo.
- Natural o jurídica como dato básico que declara el tercero; la clasificación documental y si aplica Cámara las confirma CONSOF con su verificación interna (#85).
- Identificación: razón social o nombres, nombre comercial, tipo y número de documento, CIIU, dirección fiscal y representante legal.
- Ciudades de operación separadas de la dirección fiscal; la dirección del recorrido sigue lo pedido en #330.
- Los documentos con expedición o vencimiento propio conservan su control (ej. Cámara ≤ 30 días para la radicación).
- Diligenciador, contacto principal y firmante son roles distintos en la solicitud: el contacto no recibe facultad de firma.
- La aceptación del Manual va por versión y solo en la ruta de contratistas; una actualización de datos no la vence.
Requiere ajuste (se construye en esta mejora):
| # | Ajuste | Cómo quedaría |
|---|---|---|
| 1 | Revisión anual a 12 meses desde la aprobación | Fecha de aprobación de la revisión completa, quién aprobó y próxima revisión, calculadas por el ERP (el tercero no escribe fechas) |
| 2 | Aviso 30 días antes | Correo al contacto del trámite y al rol de validación de terceros; nace apagado en «Correos y alertas» |
| 3 | Próximos a revisar y vencidos | Columna y filtro en el directorio y la bandeja de validación; vencido queda visible, sin bloqueo de compras, contratos ni pagos |
| 4 | Revisión anual en el mismo expediente | El tercero confirma lo que sigue igual y actualiza lo que cambió; CONSOF aprueba, devuelve u observa. Solo la aprobación de la revisión completa inicia los siguientes 12 meses |
| 5 | Cambio bancario con validación | El cambio queda pendiente y se conservan los datos aprobados hasta que el rol de validación lo apruebe; queda quién solicitó, quién validó, fecha, decisión y observación. No autoriza pagos ni cambia permisos de Tesorería |
| 6 | «El contacto es quien diligencia» | Casilla para no repetir los datos (sin darle facultad de firma) |
| 7 | Copiar la invitación para WhatsApp | Botón «Copiar para WhatsApp o correo» junto al enlace; copiar no marca la invitación como enviada ni toca el OTP |
| 8 | Historial de versiones de los datos | Fecha de carga, de aprobación y responsable, conservando las versiones anteriores |
Por verificar en la construcción: que el formulario del tercero no muestre ningún dato interno (clasificación, criticidad, disciplinas, crédito, cupo, plazo, inicio de relación).
El detalle está en el plan SPRINTS/PLAN_2026-11-14_353_renovacion_anual_terceros.md del repositorio. Estado: 🔵 análisis hecho; la construcción y sus pruebas siguen en este ticket.
🟡 Revisión anual y ajustes del registro externo: en producción, pendiente de su validación
Quedó construido y desplegado todo lo que en el análisis marcamos como «requiere ajuste».
| # | Ajuste | Cómo quedó | Estado |
|---|---|---|---|
| 1 | Revisión a 12 meses desde la aprobación | Cuando CONSOF aprueba un registro o una revisión anual completa, el ERP guarda la fecha, quién aprobó y la próxima revisión (12 meses después). El tercero no escribe fechas. Se ve en la ficha del tercero, tarjeta Revisión anual | 🟡 |
| 2 | Aviso 30 días antes | Correo al contacto del trámite y resumen al rol Validador de Terceros, una sola vez por fecha de revisión. Va en la revisión diaria de alertas y nace apagado: se enciende en Config → Correos y alertas → «Revisión anual de terceros próxima» | 🟡 |
| 3 | Próximos a revisar y vencidos | Filtro Revisión anual en el directorio de terceros (próximos 30 días, vencidos, al día, sin revisión) y tabla en la bandeja de validación. Es informativo: no bloquea compras, contratos ni pagos | 🟡 |
| 4 | Revisión en el mismo expediente | En la ficha, Iniciar revisión anual genera el enlace sobre el mismo tercero (sin duplicados). En el portal, cada sección (identificación, dirección fiscal y contacto, datos bancarios, documentos) se marca «Confirmo que sigue igual» o «Quiero actualizar». Lo que cambia queda propuesto y solo se aplica cuando CONSOF aprueba en la bandeja; también puede devolverlo con observaciones | 🟡 |
| 5 | Solo la revisión completa reinicia el período | Aprobar una actualización aislada o un documento no mueve la fecha (solo fija la primera si el tercero nunca tuvo una). Aprobar la revisión anual no pide volver a firmar el Manual | 🟡 |
| 6 | Versiones e historial | Cada aprobación (revisión, cambio bancario, edición en la ficha) deja una versión de los datos del tercero con fecha, responsable y campos que cambiaron, sin borrar las anteriores | 🟡 |
| 8 | Cambio bancario con validación | Desde el portal (con certificado) o desde la ficha del ERP, la cuenta nueva queda pendiente y se conservan los datos aprobados. En la bandeja, el Validador de Terceros ve datos actuales y nuevos con el certificado y aprueba o rechaza (el rechazo exige observación). Queda quién solicitó, quién validó, fecha, decisión y observación. La revisión anual no se puede aprobar con un cambio bancario sin decidir. No autoriza pagos ni cambia permisos de Tesorería | 🟡 |
| 13 | Datos internos no expuestos | Verificado: el formulario del tercero no muestra clasificación, criticidad, disciplinas, crédito, cupo, plazo ni inicio de relación | 🟡 |
| 14 | «El contacto es quien diligencia» | Casilla marcada por defecto; si la desmarca, pide nombre y correo de quien diligencia. No da facultad de firma | 🟡 |
| 15 | Copiar invitación | Botón Copiar para WhatsApp o correo junto al enlace (en la ficha y en «registro nuevo» del directorio). Copiar no marca nada como enviado ni genera código de acceso | 🟡 |
| C | Seguridad de la información | El aviso usa la ruta interna de alertas ya protegida; los datos bancarios completos solo se ven en la bandeja del validador; el certificado bancario se guarda en almacenamiento privado | ✅ |
Pruebas: 18 pruebas automáticas del recorrido completo y una prueba en navegador real: el tercero actualiza la dirección y la cuenta, CONSOF aprueba primero el banco y luego la revisión, y los datos y la fecha a 12 meses quedan aplicados. En producción revisamos el directorio con los filtros nuevos, la ficha y la edición de un tercero existente, la bandeja de validación, Correos y alertas, y la generación del enlace de revisión con el botón de copiar, sobre un tercero de prueba de Indunnova. La prueba en navegador encontró un error (al elegir «Quiero actualizar» no aparecían los campos) y quedó corregido antes de esta entrega.
Para tener en cuenta: los terceros actuales no tienen todavía fecha de revisión («Sin revisión registrada»). La fecha se fija cuando CONSOF aprueba su primer registro, actualización o revisión anual por el portal.
Qué necesitamos de ustedes: con un tercero de prueba, iniciar la revisión anual desde su ficha, copiar el mensaje, diligenciar el portal (una sección actualizada y una cuenta nueva) y aprobar en la bandeja con el usuario Validador de Terceros. Si quieren el aviso de 30 días, encenderlo en Correos y alertas cuando lo hayan probado.