- ¿Cómo se define la programación semanal verificable del área?
- ¿Qué acción actual demuestra que una reunión fue realizada y registrada?
- ¿Qué acción actual demuestra que un proyecto fue revisado en una sesión?
#352 [Proyectos] Conectar reunión semanal con indicadores del área y de cada proyecto — seguimiento #104 y #62
Queremos conectar el Comité de Portafolio que ya existe con dos indicadores: uno del área de Proyectos y otro de cada proyecto. Es seguimiento del #104 (pregunta 7 sobre Gestión) y del #62. No pedimos volver a construir el comité ni reabrir el #104.
Cómo trabajamos hoy
Cada semana el equipo se reúne y revisa todos los proyectos y servicios vigentes. Los que van bien se revisan brevemente; en los que tienen desviaciones se profundiza y se dejan decisiones, responsables y compromisos. Es una sola reunión, con revisión de cada proyecto dentro de ella.
La base es el Procedimiento del Comité Semanal de Gestión de Proyectos del COS: un único registro de sesión, con fecha, asistentes, proyectos revisados y asuntos tratados. Ya fue compartido en el #104.
Lo acordado con David
1. Indicador del área: reuniones semanales realizadas y registradas / reuniones que correspondían en el periodo x 100.
2. Indicador de cada proyecto: revisiones semanales realizadas y registradas de ese proyecto / revisiones que le correspondían mientras estuvo activo en el periodo x 100.
La misma reunión alimenta ambos. No se deben crear actas o reuniones independientes para cada proyecto.
Qué cuenta
- Una reunión que efectivamente ocurrió y quedó registrada. Crear un borrador no significa que se realizó.
- Un proyecto cuenta cuando queda constancia de que fue revisado en esa sesión. Aparecer automáticamente en el listado no basta.
- Revisado sin novedades también cuenta: no obligar a inventar una decisión, un problema o una tarea.
- La aprobación posterior del acta NO condiciona estos dos indicadores. La reunión puede haber ocurrido y el proyecto haber sido revisado aunque el acta espere aprobación. Conservar el control documental existente por separado.
- Registrar quién hizo el registro y cuándo, además de la fecha real de la reunión. Si se registra después, debe quedar claro que ocurrió antes; no hacer pasar la fecha de digitación por fecha de realización.
De dónde sale lo esperado
Necesitamos una programación semanal verificable del área. No calcular lo esperado únicamente con los borradores creados: si se olvidan de crear la reunión, esa semana no debe desaparecer del cálculo. Cada proyecto debe evaluarse solo en las semanas en que le correspondía seguimiento, considerando su entrada y salida del portafolio. La revisión adicional de un proyecto ya cerrado no debe volverlo activo ni crear semanas obligatorias automáticamente.
Una misma semana programada cuenta una sola vez; dos reuniones no deben compensar automáticamente otra semana sin seguimiento. La pantalla debe mostrar el periodo, cuántas correspondían, cuántas se cumplieron, el porcentaje y el detalle que lo explica. Sin programación verificable, indicar que falta esa información, sin inventar 100 %.
Qué encontramos al revisar
Existe Proyectos > Comités de Portafolio, con barrido, revisión por proyecto, decisiones y compromisos. En el comité de prueba /projects/comites-portafolio/96/ Gestión muestra “Sin programación verificable”. En la ficha /projects/48/?tab=fase4 Gestión aparece como “Cobertura de comités”. No modificamos ni finalizamos las sesiones existentes. El #104 ya señalaba que faltaba la programación para este cálculo.
Qué necesitamos de Indunnova
Reutilizar esos registros e indicar qué acción actual demuestra reunión realizada y proyecto revisado, o qué ajuste mínimo falta. Si hoy el sistema solo reconoce la aprobación del acta como finalización, separar ambos hechos para estos cálculos, sin eliminar la aprobación documental.
Mostrar el resultado del proyecto en su ficha y el del área en el tablero del área, indicando dónde quedará este último. Conservar los cortes históricos y explicar cómo se manejará un registro tardío sin cambiar silenciosamente un informe ya cerrado.
Antes de desarrollar, proponer el manejo sencillo de festivos, reprogramaciones, semanas sin proyectos activos y proyectos en standby. Esas excepciones no están definidas todavía: no descontarlas automáticamente ni asumir que todas cuentan como incumplimiento. Tampoco se ha fijado una nueva meta para el área; la referencia del #104 para Gestión por proyecto es 90 %.
Cómo lo vamos a comprobar
- Se esperaban 4 reuniones y se realizaron/registraron 4: área 100 %.
- En esas mismas semanas un proyecto fue revisado en 3 de las 4 que le correspondían: proyecto 75 %.
- Un proyecto que ingresó después tenía 2 revisiones esperadas y fue revisado en ambas: 100 %.
- Borrador y proyecto solo precargado no suman como realizados/revisados.
- Revisión sin novedades sí suma; acta pendiente de aprobación no la excluye.
- Una segunda reunión no duplica el cumplimiento de la misma semana programada.
Planeación registra la sesión y el seguimiento, conforme a los permisos del proceso; Indunnova conecta la programación, los registros y los indicadores; CONSOF valida los ejemplos. No ampliar permisos ni modificar registros de prueba ajenos para resolverlo. El ticket se cerrará cuando podamos comprobar ambos resultados y su detalle en el ERP. Por ahora es requerimiento aprobado en su lógica principal, con excepciones de calendario y tratamiento de históricos por concretar; no una funcionalidad ya validada.
Este ticket cubre seguimiento semanal. No incluye compras/costos, calidad/entregables del #349, inicio completo del #348 ni reuniones mensuales o trimestrales.
Comentarios (7)
🆕 Ticket nuevo del Portal Web — pendiente de revisar.
🤖 Pre-análisis automático (NOVA) — 🟡 falta información
¡Gracias por reportarlo! Para poder atender su solicitud correctamente y a la primera, necesitamos aclarar algunos puntos. ¿Nos ayuda respondiendo aquí mismo?
- ¿Cómo se define la programación semanal verificable del área?
- ¿Qué acción actual demuestra que una reunión fue realizada y registrada?
- ¿Qué acción actual demuestra que un proyecto fue revisado en una sesión?
Además, nos ayudaría mucho que adjunte lo siguiente:
- Definición de las excepciones de calendario para el cálculo de indicadores
Respondemos las preguntas:
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La frecuencia ya está definida: una reunión semanal del área. El procedimiento COS la ubica los lunes, según su calendario oficial. El ERP debe poder identificar las semanas en que correspondía hacerla, aunque alguien no haya creado el borrador. No estamos pidiendo programar otra reunión para cada proyecto: la misma sesión cubre los proyectos y servicios vigentes. La fecha desde la que empezará a exigirse este registro en el ERP se debe acordar al ponerlo en uso; no asumir que los registros de prueba sirven para calificar meses anteriores.
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Reunión realizada significa que el equipo efectivamente se reunió y Planeación dejó registrado que ocurrió, su fecha real y los participantes. No equivale a crear un borrador ni a pulsar Iniciar. Tampoco debe esperar la aprobación del acta para alimentar este indicador. Necesitamos que ustedes nos indiquen si el cierre operativo actual ya deja esa evidencia antes de la aprobación. Si no, propongan el ajuste mínimo para dejarla, sin otro registro paralelo y conservando la aprobación documental.
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Proyecto revisado significa que quedó constancia de su revisión dentro de esa sesión, incluyendo la opción “revisado sin novedades”. La carga automática del proyecto no basta. Hoy vimos “Revisión del proyecto” y “Guardar revisión”; corresponde que ustedes confirmen si ese guardado ya conserva quién revisó, cuándo y el resultado, y si permite el caso sin novedades. Si falta algo, ajústenlo allí mismo. No afirmamos haber probado ese guardado ni que ya alimente el indicador.
Sobre las excepciones: todavía no hay una definición aprobada para adjuntar. Les pedimos una propuesta sencilla para festivos, reprogramaciones, semanas sin proyectos activos y standby, para revisarla con CONSOF antes de implementar esas reglas. No inventen exclusiones automáticas. Esto no impide revisar lo existente y señalar qué hace falta para conectar los dos indicadores.
La lógica principal sí está confirmada: un indicador del área por las reuniones realizadas y otro por las revisiones de cada proyecto; ambos independientes de la aprobación del acta. Los ejemplos de la descripción son los que debemos comprobar al entregar.
Aclaración de prioridad y salida a operación, acordada con David: este ticket es de PRIORIDAD MEDIA y NO BLOQUEA LA SALIDA DEL ERP A OPERACIONES. Los indicadores del área y de cada proyecto son importantes, pero podemos empezar a operar con el comité existente e ir completando estos cálculos después. No queremos retrasar la salida por tener pendientes estos indicadores.
Por favor, programarlo después de los pendientes que sí impiden operar, como los bloqueos del proceso de compras y los flujos indispensables de Proyectos. Esto no cancela el requerimiento ni significa que esté resuelto: queda abierto hasta que esté implementado y validado. Mientras no tenga datos suficientes, mostrarlo como pendiente/sin datos, sin porcentajes de cumplimiento inventados. Esta aclaración aplica a este ticket; no declara listos ni aprobados los demás módulos.
Propuesta complementaria: vincular el Comité de Portafolio con el calendario de Outlook.
Queremos aprovechar la cita para convocar a los implicados y tener una programación verificable, sin mantener dos agendas por separado. Como primera alternativa, revisar si desde la reunión del ERP se puede crear la invitación en Outlook y conservar el vínculo. Si ya existe una cita recurrente, indiquen cómo aprovecharla sin duplicar invitaciones. Confirmen la opción más sencilla y su esfuerzo antes de comprometer una sincronización completa en ambos sentidos.
Estar programada en Outlook, aceptar la invitación o llegar la hora NO demuestra que la reunión se realizó. El ERP conserva la evidencia de realización y de cuáles proyectos se revisaron; esa evidencia alimenta los dos indicadores definidos en este ticket, sin esperar aprobación del acta.
Conservar la fecha originalmente prevista y la fecha real. Mover o borrar una cita no debe borrar automáticamente una obligación del indicador. Una reprogramación debe quedar vinculada a la reunión prevista, sin duplicar cumplimiento ni compensar automáticamente otra semana. Las excepciones por festivos, cancelaciones justificadas, semanas sin proyectos o standby siguen pendientes de acordar; esta propuesta no las define.
Es una mejora de PRIORIDAD MEDIA y NO BLOQUEA LA SALIDA DEL ERP. Tampoco debe convertirse en requisito para entregar el indicador básico: si Outlook requiere más trabajo, se puede empezar con programación verificable dentro del ERP y conectarlo después. No solicitamos crear citas reales ni ampliar permisos de Microsoft en este momento. Confirmen viabilidad, qué se puede reutilizar y la alternativa mínima; queda como propuesta funcional, no como integración implementada.
ℹ️ Respuesta a las preguntas y propuesta mínima (antes de desarrollar)
David, revisamos el código del Comité de Portafolio que está hoy en producción. No tocamos ninguna sesión ni ningún registro. Como pidieron, aquí va lo que existe, lo que falta y la propuesta para que la aprueben antes de construir.
1. ¿El cierre actual deja evidencia de «reunión realizada» antes de la aprobación?
En parte. No sirve tal como está.
| Acción actual | Qué guarda hoy | ¿Sirve como evidencia de reunión realizada? |
|---|---|---|
| Crear el comité (borrador) | Fecha y hora de la sesión, quién la creó | ❌ No (ustedes lo dijeron: un borrador no es una reunión) |
| Iniciar comité | Solo cambia el estado a «En ejecución». No guarda quién ni cuándo | ❌ No |
| Finalizar sesión (pasa a «Pendiente de aprobación») | El estado y una «hora de fin» que es la hora en que se pulsa el botón, no la de la reunión. No guarda quién | ⚠️ Casi. Ya ocurre antes de la aprobación, pero mezcla la fecha de digitación con la fecha real |
| Participantes | Internos y externos de la sesión | ✅ Sí |
| Aprobación del acta | Quién aprobó, cuándo y la versión | Es el control documental. Queda aparte y no cambia |
Ajuste mínimo propuesto (sin registro paralelo): al pulsar «Finalizar sesión», pedir la fecha real de la reunión (por defecto, la de la sesión), y que el sistema guarde solo quién la cerró y cuándo lo digitó. Si se cierra después, se ven las dos fechas. Desde ese momento la reunión cuenta como realizada, aunque el acta siga pendiente de aprobación. La aprobación no cambia.
2. ¿«Guardar revisión» conserva quién revisó, cuándo y el resultado, y permite «sin novedades»?
No del todo.
- Guarda causa, impactos, plan, riesgos, soportes, cambios y la decisión. La fecha solo queda si se escribe una decisión.
- No guarda quién registró la revisión, y no hay una opción de «revisado sin novedades»: hoy, para dejar constancia, hay que escribir algo.
- Un proyecto que solo aparece precargado en el barrido no tiene ninguna marca. Eso está bien para el indicador: no cuenta.
Ajuste mínimo propuesto: en el mismo modal de «Revisión del proyecto», un resultado obligatorio con dos opciones: «Revisado sin novedades» o «Revisado con novedades» (las novedades abren los campos de hoy). Al guardar, se registra quién y cuándo. Solo los proyectos con ese resultado cuentan como revisados.
3. Programación verificable (lo esperado)
Propuesta: una programación semanal del área dentro del ERP, en Proyectos › Comités de Portafolio: día (lunes, según el COS), hora y fecha desde la que empieza a exigirse (la fijan ustedes al ponerlo en uso, para que las pruebas no califiquen meses anteriores). Con eso, el ERP genera cada semana una reunión que correspondía, se haya creado el borrador o no.
- Cada semana programada cuenta una sola vez: dos reuniones en la misma semana no compensan otra semana.
- Reprogramación: la reunión realizada se vincula a la semana programada, que conserva su fecha prevista. Mover la reunión no borra la obligación.
- Proyecto: le corresponde revisión en las semanas programadas en las que estuvo activo en el portafolio (entre su entrada y su salida). Revisar un proyecto ya cerrado no lo vuelve activo ni crea semanas obligatorias.
- Dónde se ve: el del proyecto, en su ficha (Gestión, donde hoy dice «Cobertura de comités»). El del área, en el tablero de Comités de Portafolio. Los dos con periodo, cuántas correspondían, cuántas se cumplieron, el porcentaje y el detalle semana por semana. Sin programación, dice «Sin programación verificable» y no muestra un porcentaje.
- Registro tardío y cortes cerrados: un corte cerrado (por ejemplo, un mes) guarda su resultado. Si después se registra una reunión de ese periodo, el corte no cambia en silencio: se muestra como «registro tardío», con su fecha de digitación, y el corte siguiente lo explica.
4. Excepciones: propuesta para revisar con CONSOF (no se implementa sin su aprobación)
| Caso | Propuesta | Quién lo marca |
|---|---|---|
| Festivo | La semana sigue contando. Si el lunes es festivo, la reunión se puede hacer otro día de esa semana sin incumplir. El ERP ya tiene el calendario de festivos (el de Tesorería) y lo reutiliza | Automático, solo para avisar |
| Reprogramación | La semana cuenta si la reunión se hace dentro de la misma semana. Pasarla a otra semana es un incumplimiento de la semana original, salvo que se justifique | Planeación, con motivo |
| Cancelación justificada | Sale del cálculo solo si Planeación la marca con un motivo y queda quién lo hizo. Nunca automático | Planeación |
| Semana sin proyectos activos | No corresponde reunión del área (0 esperadas). Se muestra «sin proyectos activos» | Automático |
| Proyecto en standby | No le corresponde revisión mientras esté en standby (con su fecha de inicio y de fin). Si se revisa igual, cuenta como revisión adicional | Planeación, al cambiar el estado del proyecto |
5. Outlook (propuesta complementaria)
- Opción más sencilla y sin permisos nuevos: al programar o reprogramar desde el ERP, enviar la invitación de calendario (archivo de cita estándar) por correo a los participantes, desde el buzón de notificaciones que el ERP ya usa. Les aparece en Outlook como cualquier invitación. El ERP guarda su identificador y, si se mueve la reunión, manda la actualización sin duplicarla.
- Si ya existe una cita recurrente en Outlook: basta con registrar en la programación del ERP el mismo día y hora. No se manda otra invitación.
- La sincronización completa en los dos sentidos (leer en el ERP lo que se mueve en Outlook) necesita un permiso nuevo de calendario en Microsoft. Como pidieron, no lo proponemos ahora.
- Estar en Outlook o aceptar la invitación no cuenta como reunión realizada. Eso solo lo da el cierre del punto 1.
Esfuerzo y orden
| Paso | Qué incluye | Estimado |
|---|---|---|
| A | Fecha real y quién en «Finalizar sesión» + resultado obligatorio con «sin novedades» y quién/cuándo en «Guardar revisión» | 1 día |
| B | Programación semanal y los dos indicadores (área y proyecto) con su detalle, las 6 pruebas de la descripción y cortes con «registro tardío» | 2 a 3 días |
| C | Excepciones, ya aprobadas por ustedes | 1 día |
| D | Invitación de Outlook por correo (opcional) | 1 día |
Como acordaron, va después de los pendientes que impiden operar (compras y los flujos indispensables de Proyectos). Hasta entonces, Gestión sigue mostrando «Sin programación verificable», sin porcentajes inventados.
Lo que necesitamos de CONSOF: (1) visto bueno a los ajustes de los puntos 1 y 2; (2) visto bueno o cambios a la tabla de excepciones; (3) si quieren la opción de Outlook por correo o lo dejamos para después; (4) la fecha desde la que se exigirá el registro.
| # | Entregable | Estado |
|---|---|---|
| 1 | Qué evidencia deja hoy el cierre de la reunión y el ajuste mínimo | ℹ️ respondido arriba |
| 2 | Qué guarda «Guardar revisión» y el caso «sin novedades» | ℹ️ respondido arriba |
| 3 | Programación verificable, dónde se ven los dos indicadores y los registros tardíos | ℹ️ propuesta |
| 4 | Excepciones (festivos, reprogramación, sin proyectos, standby) | ℹ️ propuesta para aprobar, no implementada |
| 5 | Viabilidad de Outlook y alternativa mínima | ℹ️ propuesta, sin permisos nuevos |
| — | Ciberseguridad | ✅ no aplica (no hay cambios). La opción de Outlook usa el buzón y el permiso que ya existen, sin ampliar nada en Microsoft |
❓ Pregunta para ti, de Andrea (Indunnova)
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