Editar #326 — Portal de tickets CONSOF

Editar reporte #326

Editado 1 vez por David Villa — última: 2 semanas,2 días atrás

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Descripción

Hola, equipo. Continuando con la revisión acordada con Andrea, probamos el recorrido de compra de bienes con pedidos reales de obra. La estructura general nos sirve, pero necesitamos ajustar la forma de organizar el pedido y simplificar el registro de cotizaciones para que sea práctico para Diego, los coordinadores y Sirley.

Reconocemos que en el #179 pedimos comparación y precios por línea. Parte de lo implementado responde a esa solicitud; ahora estamos ajustando ese nivel de detalle después de la revisión operativa. Queremos aprovechar lo construido y conservar las conexiones con documentos, logística y pagos.

Referencia principal: https://tickets.indunnova.com/consof-97dolmokld/179/
Recorrido revisado: https://consof-rvfp6uj2va-uc.a.run.app/contractors/compras/requisiciones/19/
Actualización del alcance tras revisar herramientas y alquileres: la entrada de este ticket pasa a ser la requisición común de materiales, herramientas y equipos para proyectos. Sirley decide cómo conseguirlos. El recorrido de compra de bienes que aparece desde el punto 3 se conserva; cuando decide alquilar continúa en #329: https://tickets.indunnova.com/consof-97dolmokld/329/ sin otra requisición. Contratación/suministro con instalación se mantiene en #328; transporte se revisará aparte. Las conexiones con #180, #181 y #182 se mantienen. Esto amplía nuestra solicitud anterior después de revisar la operación; no implica que la implementación anterior fuera un error.

1. NUEVA REQUISICIÓN: MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS POR GRUPOS

En los datos generales dejar proyecto (precargado si entramos desde el proyecto; seleccionable desde Compras), modalidad, descripción general y solicitante precargado. Para esta entrada, hoy llamada Bienes, usar un nombre que refleje Materiales, herramientas y equipos; el solicitante no decide Compra o Alquiler. Mantener las demás modalidades fuera de este cambio. Quitar justificación en esta entrada.

Permitir uno o varios grupos, cada uno con:
- Nombre libre: Eléctrico, PVC, Obra falsa, Herramientas para instalación o el que necesite la persona.
- Tipo: Materiales / Herramientas y equipos. Este selector, no el texto del nombre, determina los campos que aparecen.
- Prioridad, fecha requerida de llegada, lugar de entrega, capítulo y actividad.
- Varios adjuntos por grupo (planos, fotos, referencias).
Prioridad, fecha de llegada, lugar, capítulo y actividad están en el grupo, no en la cabecera general. No se obliga a crear una requisición por grupo ni se condiciona el nombre a un catálogo.

Debajo van las líneas: descripción, unidad, cantidad y especificaciones/alcance u observaciones. Conservar ese espacio aunque se trate de herramientas. En grupos de Herramientas y equipos, cada línea exige Desde cuándo y Hasta cuándo se necesita, incluso si el equipo es propio. La llegada requerida y el período de uso son distintos: puede llegar el 5 para utilizarse del 6 al 8. Estas fechas no determinan automáticamente cobro ni devolución real.

Capítulo y actividad siguen opcionales mientras completamos los presupuestos. Lo elegido en el grupo se hereda a las líneas; permitir cambiar una línea o dejar el grupo sin esa clasificación y precisarla por línea. Si una misma herramienta se relaciona con varias actividades, permitir conservar esas asociaciones sin duplicar la herramienta ni la cantidad solicitada. Esto no define todavía un reparto automático de costo entre actividades.

Al terminar: Enviar requisición a Compras. Diego o el coordinador solicita lo necesario sin elegir proveedor, precios ni mecanismo de consecución. Una requisición puede reunir grupos de materiales y de herramientas/equipos. No exigir saber qué está disponible en oficina.

2. SIRLEY RECIBE EL PEDIDO Y DECIDE CÓMO ATENDERLO

En Atender requisición, Sirley ve los mismos grupos, elementos, cantidades, especificaciones, fechas, destinos y adjuntos. Puede seleccionar grupos completos o líneas/cantidades específicas y elegir:
- Enviar desde oficina.
- Trasladar desde otra ubicación, como otra obra o proveedor de mantenimiento.
- Comprar: continuar al recorrido de los puntos 3 a 8 de este ticket.
- Alquilar: continuar al #329 con los datos ya capturados.
Puede dejar cantidades pendientes de definir y dividir una línea entre varias rutas. Ejemplo: tres taladros, uno desde oficina, otro desde La Fe y otro alquilado. Mostrar debajo de la solicitud cada gestión y las cantidades pendientes, en gestión, despachadas y recibidas. Asignar no equivale a recibir.

Para envío/traslado traer elemento, cantidad, destino, fecha requerida y período de uso. Registrar origen, código marcado del equipo propio cuando corresponda, responsables de entrega/recepción y fecha prevista del envío. Sirley confirma disponibilidad y que la obra de origen pueda liberar el equipo por llamada o visita, por fuera del ERP, y registra el resultado. No exigir otra aprobación de campo dentro del aplicativo solo para documentar la conversación.

El recorrido debe funcionar hoy aunque el inventario histórico no esté depurado: Sirley registra el equipo/código y origen que verificó. No mostrar saldos antiguos como disponibilidad confirmada ni obligar a completar un módulo de inventario para atender la solicitud.
Cuando tengamos el inventario depurado, desde esta misma pantalla debe poder consultar códigos, ubicación y estado: disponible en oficina, en uso en otra obra o en mantenimiento, para decidir. El desarrollo completo de inventario y mantenimiento se abordará después; conservar desde ahora movimientos y códigos para esa conexión.

Para equipos propios: preparar/reservar conserva ubicación actual y evita asignar el mismo equipo dos veces; registrar salida lo deja En tránsito; confirmar recepción cambia la ubicación al destino y su responsable. No mostrarlo recibido en destino antes de llegar ni disponible en oficina si ya salió. Si viene de mantenimiento, registrar que quedó apto para uso antes de mostrarlo disponible; puede ir directamente del proveedor de mantenimiento a la obra sin pasar por oficina.
Sirley puede verificar y registrar personalmente en campo o registrar lo confirmado por otra persona; Diego/encargado con acceso puede hacerlo directamente. Diferenciar quién registró de quién entregó/recibió/verificó y la fecha real de la de registro. No exigir duplicar una recepción ya registrada.

Si el equipo de mantenimiento no estará listo, Sirley puede liberar la asignación que no se haya ejecutado y pasar esa cantidad a compra o alquiler, dejando historial. No borrar movimientos reales ni duplicar cantidades. Enviar o trasladar un equipo propio no crea una compra ni deuda por su adquisición. Si se compra una herramienta nueva, conservar su identificación y vínculo para incorporarla al inventario al recibirla.

Las fechas de uso también sirven para seguir herramientas propias y consultar si deben devolverse, trasladarse o seguir en obra. La fecha prevista no registra una devolución automáticamente. Relacionar el movimiento y sus soportes/orden de embarque cuando corresponda, reutilizando #182. La plantilla oficial de embarque sigue pendiente de revisión.
El transporte se vincula al envío/traslado si aplica; su contratación/costo/pago se mantiene separado y se perfeccionará en la revisión de transporte. Las llamadas al transportador siguen fuera del ERP. Una misma carga puede atender varias operaciones sin duplicar el costo.

3. COTIZACIONES POR PROVEEDOR, SIN TRANSCRIBIR PRECIOS POR MATERIAL

Sirley puede ver y copiar o exportar un listado de los materiales y cantidades que selecciona para enviarlo por WhatsApp o correo. Puede incluir los adjuntos pertinentes del grupo. El envío o la conversación pueden seguir por fuera del ERP.

Al recibir la respuesta, registra una cotización del proveedor para todo lo que cubra, no una oferta independiente por cada material. Debe poder registrar:
- Proveedor seleccionado de la base de datos existente.
- Materiales y cantidades cubiertos: todo el pedido o una parte, incluso de varios grupos.
- PDF de cotización o evidencia del acuerdo. Un acuerdo por WhatsApp puede soportarse con esa evidencia; no exigir un PDF que el proveedor no emite.
- Valor global de esa propuesta e impuestos. Distinguir valor con IVA incluido o antes de IVA, mostrando subtotal, IVA y total. Si hay tarifas diferentes, permitir registrar el IVA total informado por el proveedor, sin imponer una sola tarifa a todo.
- Condiciones de pago precargadas del proveedor, editables para esta compra sin cambiar automáticamente su ficha general.
- Si el proveedor entrega o CONSOF recoge, con la fecha y el lugar correspondientes. Diferenciar lugar de recogida del destino final en obra.

Puede registrar una o varias cotizaciones. Por ahora no exigir varias para continuar. No pedir un selector de tipo de respuesta ni un formulario obligatorio de cortes, retenidos o amortizaciones para una compra ordinaria de bienes. El anticipo sí debe poder registrarse cuando aplique.

El cambio principal frente al #179 es no exigir precios unitarios ni una comparación económica por cada línea en esta etapa. Los precios detallados pueden permanecer en la cotización adjunta. Si se selecciona solo una parte de la propuesta, Sirley registra el valor acordado para esa parte; no utilizar el total del PDF completo ni repartirlo automáticamente por cantidades.

4. SELECCIONAR Y REPARTIR SIN DUPLICAR CANTIDADES

Una requisición puede generar varias compras. Por ejemplo, de 450 metros de cable, 300 se compran a Megaluces y 150 a otro proveedor. De 20 tubos, 12 se compran y 8 se envían desde oficina.

Los grupos organizan la solicitud, pero no obligan a una compra por grupo. Un proveedor puede atender materiales de varios grupos, y un grupo puede repartirse entre varios proveedores y despachos. Conservar en cada material su grupo, capítulo/actividad y condiciones de entrega de origen.

Cotizar el mismo material con varios proveedores no consume cantidades. Al seleccionar las propuestas o asignar existencias, mostrar lo asignado y lo pendiente para evitar atender dos veces la misma necesidad. Si una selección se descarta, liberar las cantidades que no se hayan atendido. Distinguir asignado, comprado/confirmado y recibido.

Cada compra conserva proveedor, materiales, cantidades, importe y condiciones propias. Si una compra reúne grupos con distintas fechas o destinos, deben seguir visibles esas entregas; no reemplazarlas silenciosamente por una sola fecha o dirección.

5. FORMALIZAR LA COMPRA

Después de seleccionar la propuesta, abrir una ficha de Compra con consecutivo propio y vínculo a la requisición. Aprovechar la operación existente; no crear registros duplicados para lograr esta presentación.

Conservar los rangos del #179, sobre el total negociado con impuestos:
- Menos de $1 millón: compra directa, OC opcional; autorización de Sirley.
- Desde $1 millón y menos de $10 millones: orden de compra; autorización de Sirley.
- Desde $10 millones y menos de $30 millones: orden de compra; autorización de David.
- Desde $30 millones: contrato; autorización de David.
Se conservan las reglas sobre acumulados y adicionales; el reparto entre proveedores no debe utilizarse para evadir autorizaciones.

Compra directa: permitir continuar sin exigir OC.
Orden de compra: botón Generar orden de compra, usando los datos capturados, para descargarla y enviarla al proveedor. Por ahora incluir materiales, cantidades, subtotal, impuestos, valor global, condiciones y referencia a la cotización soporte, sin exigir desglose de precios unitarios.
Contrato: botón Solicitar elaboración a Jurídica, compartiendo alcance/materiales, cotización, valor, condiciones y soportes. Queda pendiente de formalización contractual hasta contar con el contrato debidamente firmado o aceptado. Se puede consultar y completar el expediente mientras tanto, pero no confirmar ni ejecutar esa compra antes de cumplir la formalización aplicable.

Se mantienen las plantillas oficiales pendientes de revisión; no estamos aprobando un nuevo formato jurídico mediante este ticket.

Generar un documento no confirma por sí solo la compra. Sirley registra fecha, canal y evidencia de la confirmación real con el proveedor, incluso en compra directa. Desde allí nace el compromiso. No se exige al proveedor ingresar como usuario interno.

6. APROBACIONES: PRIMERO CONSOLIDAR EL RECORRIDO

Las autorizaciones internas y los montos se mantienen. Queremos dejar para una siguiente revisión el ajuste detallado de las bandejas automáticas de validación, concentrándonos ahora en que este recorrido de bienes sea claro. Como esa automatización sí se pidió y ya se trabajó, revisemos juntos cómo organizar esta fase sin perder lo construido. Este punto no autoriza eliminar controles existentes de forma indiscriminada ni permitir que seleccionar una cotización equivalga a aprobar un gasto.

7. SEGUIMIENTO DE CADA COMPRA, ANTICIPOS Y PAGOS

Desde la ficha Compra consultar requisición y grupos de origen, cotización, documento aplicable, entregas y recepciones parciales, transporte relacionado, facturas, anticipos, pagos y saldo. Diego puede seguir desde la requisición qué falta por atender y qué falta por recibir; no dar por terminado el pedido solo porque se compró.

Si el proveedor pide anticipo o pago completo antes del despacho, Sirley registra importe o porcentaje, fecha prevista y condición del saldo. Una vez formalizada y confirmada la compra, puede solicitar el desembolso a Tesorería. Solicitarlo no significa que ya se pagó ni crea una factura ficticia.

Si el anticipo ya se hizo, permitir registrar fecha, importe y comprobante, o vincular el pago existente en Tesorería. No generar otra solicitud ni duplicar el desembolso.

Cuando llegue la factura, conservar su recepción y revisión según #180. Solo subirla no equivale a validarla. Al validar, aplicar el anticipo para que quede pendiente el saldo real, con las deducciones que correspondan. Mantener entregas, facturas y pagos parciales relacionados con la misma compra.

En crédito, calcular el vencimiento desde el evento pactado. Ejemplo: si Megaluces da 45 días desde la emisión de la factura, no contarlos desde la creación de la requisición ni desde la confirmación de compra.

Mantener visibles las salidas probables antes de pagar: la cotización aporta una previsión, la compra confirmada un compromiso, la factura validada una obligación y el pago una salida real. Son etapas del mismo valor, no importes que se suman varias veces. Tampoco sumar como compromisos todas las cotizaciones alternativas.

Si Sirley contrata un vehículo para recoger, relacionar ese servicio con la compra y su destino, conservando su valor y posterior cuenta de cobro separados de la deuda del proveedor de materiales. El mismo viaje puede atender varias compras sin duplicar su costo. La llamada al transportador puede seguir por fuera del ERP; el detalle de transporte se revisará en su propia modalidad.

8. EJEMPLO PARA REVISAR JUNTOS

Crear una requisición de un proyecto con grupos Eléctrico y Obra falsa, con distintas fechas y adjuntos. Dejar capítulo/actividad sin asignar para comprobar que permite avanzar.

Dividir un material entre dos proveedores y enviar otro desde oficina. Registrar una propuesta a crédito y otra con anticipo, sin transcribir precios unitarios. Preparar las compras con el documento que corresponda y registrar la confirmación.

Después registrar una recepción parcial, el pago del anticipo y la factura, comprobando que el anticipo se descuenta una sola vez y que la requisición conserva las cantidades pendientes. Comprobar también que una compra directa no exige OC y que la ruta de contrato pasa por Jurídica.

La intención es ajustar el trabajo cotidiano de bienes aprovechando lo existente. Por favor, indíquennos qué puntos ya están cubiertos y cuáles requieren cambios, para acordar la implementación. Este ticket no da por validado ni cerrado el #179. La entrada y atención de herramientas/equipos se actualiza en los puntos 1 y 2; el recorrido de alquiler continúa en #329. Contratación e instalación conservan #328; transporte se revisará aparte. Las reglas no afectadas se mantienen.

9. ACLARACIONES A LAS PREGUNTAS Y EJEMPLO ADICIONAL

Evidencia de WhatsApp: adjuntar la captura o archivo pertinente donde se identifiquen proveedor, fecha y condiciones del pedido, con una nota breve si hace falta. Ejemplo ilustrativo: proveedor confirma materiales seleccionados por $1.190.000 IVA incluido, crédito a 45 días desde emisión de factura y entrega acordada. No pedir toda la conversación ni un PDF formal si no lo emite. El soporte se relaciona con la propuesta y los materiales/cantidades correspondientes.

Para Jurídica: compartir desde la ficha proveedor e identificación/contacto disponibles, proyecto, materiales/cantidades o alcance, cotización y versión seleccionada, subtotal/impuestos/total, condiciones de pago y anticipo si aplica, fechas/lugares de entrega, condiciones especiales acordadas, autorizaciones y soportes disponibles. Reutilizar lo registrado; Jurídica completa lo que falte para el contrato. No pedir otra requisición.

Transporte relacionado en la ficha Compra: mostrar enlace al servicio/movimiento, transportador si ya está definido, origen, destino, fechas previstas/reales, qué elementos y cantidades transporta, estado de recogida/entrega y valor acordado cuando exista. El servicio conserva su cuenta de cobro y pagos separados. Si está incluido en el precio del proveedor, indicarlo sin crear otra deuda. El detalle se perfeccionará al revisar transporte; esta conexión debe conservarse.

Ejemplo adicional: requisición con grupo Eléctrico tipo Materiales y grupo Herramientas para instalación tipo Herramientas y equipos. El nombre es libre. Pedir tres taladros con fechas y especificaciones; asignar uno desde oficina, otro desde otra obra y otro a alquiler. Comprobar que no se exige otra requisición, que cada ruta conserva el origen y que el alquiler abre #329. Si el taladro de mantenimiento no está listo, cambiar la cantidad pendiente a compra/alquiler sin duplicarla. Comprobar las ubicaciones antes de salir, en tránsito y después de recibir.

Estos ajustes complementan la solicitud anterior. Por favor, indiquen qué ya existe y qué requiere modificación para revisar juntos el recorrido, sin perder datos ni operaciones actuales.

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