Un solo proceso de compras, desarrollado en cuatro bloques

Esta solicitud forma parte de la mejora del módulo de Compras y contratación para proyectos de CONSOF. El resultado conjunto debe permitir gestionar una operación desde la requisición hasta su cierre, conservando el vínculo entre solicitud, negociación, orden/contrato, ejecución, documentos, costos y pagos.

Los cuatro issues distribuyen el desarrollo del mismo proceso. Deben compartir registros y permitir continuar la operación entre pantallas con los datos ya capturados y las aprobaciones aplicables. Reutilizar los componentes existentes de presupuesto, costos/CxP, tesorería y logística.

La numeración no define una secuencia rígida: el control financiero comienza al confirmar el compromiso; la logística interviene durante la ejecución; anticipos y prepagos pueden preceder a la recepción y facturación.

Bloques: 1. Requisición y contratación #179 · 2. Documentos, costos y CxP #180 · 3. Compromisos y pagos #181 · 4. Logística y alquileres #182.

Alcance de este bloque: recepción y revisión de documentos de la misma operación de compras, cálculo asistido, costos y reconocimiento de CxP. Trae acuerdos/conformidades de #179/#182 y entrega la obligación al #181. El recorrido completo y su prueba conjunta están en #179.

Resultado que necesitamos

Que la información llegue del correo al ERP, se cruce con la compra/servicio recibido y se pueda revisar, liquidar e imputar desde una misma pantalla. Al confirmar la revisión, debe alimentar Gastos, presupuesto y CxP sin volver a digitarla.

Sirley realiza actualmente esta revisión y el cálculo de retenciones. Utilizar permisos configurables de auxiliar contable; la integración con el software externo de la contadora queda fuera de esta entrega.

Pantallas existentes a adaptar según #58: /finance/cuentas-por-pagar/, creación/detalle de CxP y /finance/gastos/. Reutilizar los cálculos y pagos parciales que ya funcionan.

1. Recibir documentos del correo

El ERP debe:

• Conectarse al buzón corporativo de recepción y crear registros en una bandeja con correo original, remitente, asunto, fecha/hora real, adjuntos y estado de importación.
• Separar las facturas de un mismo mensaje y reconocer PDF/XML como representaciones de la misma factura cuando corresponda.
• Extraer o proponer tercero, identificación, tipo/número de documento, fechas, conceptos, valores, impuestos y referencias de orden/corte. Sirley debe poder revisar/corregir antes de confirmar.
• Tratar archivos ilegibles, datos incompletos o extracción no disponible como revisión pendiente; mostrar original y permitir captura asistida. No completar datos por suposición.
• Adjuntar soportes recibidos en correos posteriores al mismo registro. Reutilizar el corte, recepción y aprobaciones que ya existan en el ERP.
• Permitir regularización interna de documentos recibidos excepcionalmente por WhatsApp o físico, conservando fecha original, canal y quién registró.
• Mostrar errores de conexión/importación y permitir reintento sin duplicar documentos. La fecha de importación no reemplaza la de recepción.

El correo es el canal ordinario de cobros; no abrir otro portal de facturas en este alcance. La conexión real requiere que CONSOF configure/autorice el buzón; Indunova debe definir el mecanismo de conexión. Se puede construir la bandeja y probar importación con archivos de prueba antes de activar ese acceso.

2. Bandeja y prevención de duplicados

Mostrar estados: Recibido, Pendiente de clasificar, Pendiente de soporte, Pendiente de recepción/corte, En revisión, Con diferencia, Devuelto/rechazado, Duplicado vinculado, Validado y Cruzado con pago previo. Separar este estado del estado de pago del #181.

Permitir filtrar por tercero, proyecto, tipo, fecha de recepción, vencimiento, responsable y pendiente. Desde cada fila abrir documento original, relación con la operación y revisión.

Detectar duplicados usando identificación del tercero + tipo/número de documento e identificador electrónico cuando exista; contrastar importe/fecha. No deduplicar solo por valor. Un reenvío o carga posterior del mismo documento debe vincularse al existente. Cuentas sin número requieren identificación interna y revisión; dos cobros iguales de servicios distintos no se descartan automáticamente.

Utilizar el maestro de terceros existente (#85). Diferenciar identificación/NIT del tercero y número de factura. Si falta asociación, permitir buscarla y corregirla con historial.

3. Pantalla de revisión y correspondencia

En una sola vista mostrar:

1. Documento original y datos extraídos.
2. Orden/acuerdo con precios, cantidades, condiciones y proyecto.
3. Recepción, servicio, corte o liquidación aceptados.
4. Impuestos, retenciones, anticipos, descuentos, retenido y neto.
5. Imputación y resultado de la revisión.

El sistema debe comparar y señalar diferencias por línea:

Si coincide con una aprobación vigente, reutilizarla. Si difiere, permitir remitir exactamente la cantidad/valor/soporte observado al responsable técnico, presupuestal o documental, con comentario y estado de respuesta. No devolver rutinariamente toda factura a Diego/coordinador/Ximena.

Una recepción parcial no valida automáticamente una factura por el total; mostrar aceptado y pendiente por resolver. Mantener visible la ejecución aceptada sin factura en los controles de #97/#181.

4. Calcular y validar dentro del ERP

Campos editables y resultados visibles según aplicabilidad:

• Concepto por documento y por línea; fecha de causación operativa y tratamiento/naturaleza.
• Base, impuesto facturado, total bruto.
• Tipo de retención, base, tarifa e importe.
• Anticipo amortizado, descuento autorizado, retenido contractual y neto.
• Cuenta/referencia contable si se utiliza y observación del revisor.

Reutilizar los maestros y cálculos existentes. Permitir administrar reglas de base/tarifa y su vigencia, seleccionar la regla aplicable y recalcular al editar. No codificar IVA o retención universal. Sirley debe poder revisar o ajustar con permiso y motivo, conservando valores anteriores. Validar importes, redondeos y coherencia en pantalla y backend.

Diferenciar retención tributaria, retenido contractual, descuento/nota crédito, importe discutido y amortización. Mostrar por separado el importe que se descuenta al proveedor y el saldo/destino tributario cuando corresponda. Los cálculos alimentan el mismo neto y saldo que utiliza #181.

En deducciones dinámicas, mostrar Concepto y Valor en dos columnas en escritorio. Agregar, editar, quitar y guardar varias filas debe conservar cálculos y presentación. Es el pendiente visual del #58; el usuario ya confirmó que la resta funciona.

5. Confirmar obligación e imputación

La acción Confirmar revisión debe:

• Guardar validador, fecha, datos definitivos, documentos y conformidades utilizados.
• Registrar la obligación válida con tercero, origen, importe, vencimiento y saldo, y hacerla disponible al #181.
• Actualizar el costo/imputación del mismo origen en Gastos y #97. Si había ejecución estimada, sustituir/completar ese importe, sin sumarlo otra vez.
• Conservar restricciones de pago por hito/importe y su motivo, sin borrar una obligación válida por falta de caja.
• Impedir que doble clic o reintento creen otra obligación.

Recibir un correo no confirma deuda automáticamente. Esperar a programar o pagar tampoco debe ocultarla. Mostrar por separado documento pendiente de revisión, ejecución sin factura y obligación reconocida. El rol contable debe poder registrar el tratamiento operativo que corresponda a ejecución pendiente de facturación, con sustento, sin fabricar una factura.

Precargar centro de costo del proyecto, capítulo/actividad y concepto. Permitir distribuir entre varios centros/capítulos con suma exacta al importe y control de redondeo. Si cambia la imputación aprobada, registrar el cambio y enviar su validación correspondiente. No volver administrativo un costo porque el material pasó por oficina.

Conservar el detalle de conceptos del registro de Gastos. Una salida por anticipo, depósito, activo, existencias o traslado no debe clasificarse automáticamente como gasto de ejecución. Los movimientos de herramientas propias no generan otro costo de compra.

6. Cruces que debe resolver

• Compra ya pagada: vincular factura a desembolso existente y legalizar; no abrir otra deuda pendiente al proveedor.
• Anticipo: mostrar entregado, amortizado y pendiente; aplicar la amortización del corte/liquidación sin crear otra salida de caja. Comparar factura con ejecución autorizada antes de descontar el anticipo.
• Caja menor: relacionar soportes con fondo/responsable y centro; mostrar saldo por justificar, devolver, reponer o reembolsar. Crear obligación de reembolso solo si hay saldo real a favor del responsable, nunca otra deuda al proveedor ya pagado.
• Alquiler: recibir proforma, traer periodos/cantidades/tarifas, señalar solapamiento con cortes anteriores y diferencias. Al validarla, permitir vincular la factura posterior. Proforma y factura son documentos distintos.
• Prepago de alquiler: aplicar consumo al saldo existente; distinguir depósito reembolsable.
• Devolución/nota crédito: vincular aceptación/documento del proveedor y ajustar solo el importe validado. La devolución física no produce automáticamente una nota crédito o reembolso.
• Daño/faltante/depósito aplicado: registrar sustento y aprobación del ajuste, sin cobrar automáticamente al trabajador ni consumir el depósito por defecto.

7. Requisitos, fechas y consulta

Traer los requisitos por operación/hito del #179 y sus validadores. Permitir aportar, observar, validar y marcar No aplica con motivo; un archivo cargado no queda aprobado automáticamente. Documentos técnicos y laborales/SST deben ir al validador correspondiente, no a una aprobación contable genérica.

Conservar recepción original, revisión, requerimiento de corrección, subsanación y vencimiento. La revisión interna no reinicia el plazo. Configurar alerta al superar dos días hábiles de revisión ordinaria; si el pago vence antes, priorizarlo por ese vencimiento.

Mostrar cierre documental y pendientes posteriores al pago separados del saldo financiero. Un paz y salvo que solo se puede emitir después de cancelar debe poder programarse como posterior, sin bloquear ese mismo pago.

En las vistas actuales:

• Habilitar Ver detalle en Gastos/CxP, con soporte, concepto, revisiones y pagos.
• Mostrar proveedor desde maestro o texto legado; “Pendiente de vincular” si falta relación, nunca None. No fusionar registros por semejanza sin revisión.
• Precargar identificación del tercero y ocultar campo libre cuando se elige un tercero del maestro.
• Mostrar “Sin concepto” si realmente falta el dato histórico y permitir regularizarlo.
• Indicar qué estados incluye cada total filtrado. No sumar recibido sin validar como deuda reconocida ni ocultarlo de la bandeja.
• Mantener búsquedas, etiquetas, tildes y formato COP legibles. Conservar fechas locales de negocio (#120).

8. Pruebas de aceptación

Enlaces: Contratación #179, Financiero #181, Logístico #182.

Continuidad: absorbe lo documental/contable de #58 y soportes/cobros de #57. Preservar componentes y correcciones de #25/#31/#59/#75. Dependencias existentes: #85 (tercero), #94/#95 (permisos), #97 (presupuesto). Cada obligación tiene un solo registro: #180 la reconoce y #181 aplica pagos.